¿Qué evidencias debe conservar una aseguradora en una contratación digital?

26 ago 2026

¿Qué evidencias debe conservar una aseguradora en una contratación digital?

Cuando una contratación de seguros se realiza de forma digital, no basta únicamente con guardar el PDF final.

Un proceso correctamente documentado puede conservar diferentes evidencias que permitan reconstruir posteriormente quién participó, qué información proporcionó, qué documento aceptó, cuándo lo hizo y qué validaciones se realizaron durante el proceso.

La evidencia necesaria dependerá del producto, tipo de cliente, nivel de riesgo y obligaciones aplicables. Por ello, no existe un único proceso que necesariamente deba utilizarse para todas las operaciones.

¿Qué es una evidencia digital en la contratación de seguros?

Una evidencia digital es información generada o conservada durante una operación electrónica que ayuda a demostrar cómo ocurrió una contratación.

Por ejemplo, una aseguradora puede conservar:

Documento contratado
Identidad del cliente
Fecha y hora de la operación
Firma electrónica
Resultados de validaciones de identidad
Eventos realizados durante el proceso
Evidencias de integridad documental
Aceptaciones y autorizaciones

En conjunto, estas evidencias permiten construir una trazabilidad mucho más completa que conservar únicamente el documento final.

¿Qué evidencias puede conservar una aseguradora?

1. Documento original y documento firmado

Es recomendable conservar tanto la información asociada al documento que fue presentado al cliente como su versión final.

Dependiendo del proceso pueden existir:

Solicitud de seguro
Consentimientos
Autorizaciones
Contrato
Póliza
Endosos
Anexos
Documentos adicionales

Esto permite identificar exactamente qué contenido fue presentado y posteriormente aceptado.

2. Identidad de la persona que realizó la contratación

Una de las preguntas más importantes ante una operación digital es:

¿Cómo sabemos quién realizó el proceso?

Para fortalecer esta evidencia pueden incorporarse diferentes mecanismos de identificación.

Por ejemplo:

INE frente y reverso
Selfie
Prueba de vida
Comparación facial
CURP
Validación en RENAPO
RFC
Comprobante de domicilio

El número de validaciones puede variar dependiendo de las necesidades de cada operación.

Una contratación sencilla puede requerir pocas validaciones, mientras que procesos de mayor riesgo pueden incorporar un KYC más completo.

3. Evidencias de KYC

Cuando se realiza un proceso KYC, no solamente es importante conocer el resultado final.

También puede conservarse un expediente con las evidencias generadas durante la identificación.

Por ejemplo:

Identificación → selfie → prueba de vida → Face Match → CURP/RENAPO → validaciones adicionales.

De esta manera, la aseguradora puede relacionar el resultado de las validaciones con la persona y operación correspondiente.

4. Consultas AML y PEP

Dependiendo del tipo de cliente, producto y políticas de la institución, el proceso también puede incorporar verificaciones relacionadas con prevención de lavado de dinero.

Entre ellas pueden encontrarse:

Listas AML
Personas Políticamente Expuestas (PEP)
Listas de sanciones
Otras fuentes de riesgo

El resultado de estas consultas puede integrarse al expediente del cliente.

La identificación y conocimiento de los clientes forman parte de las obligaciones contempladas para instituciones de seguros dentro del marco de prevención de operaciones ilícitas.

5. Evidencia de la firma electrónica

La firma electrónica permite agregar evidencia de la aceptación de un documento o acto realizado por medios electrónicos.

Dependiendo del mecanismo utilizado, pueden conservarse elementos como:

Documento firmado
Fecha y hora de firma
Identificador del firmante
Hash del documento
Certificados, cuando correspondan
Registros relacionados con el proceso de firma

La evidencia exacta dependerá del tipo de firma electrónica utilizado.

6. Audit trail o bitácora de eventos

Una bitácora permite reconstruir cronológicamente lo que ocurrió durante la contratación.

Puede registrar eventos como:

Documento enviado → identidad validada → documento visualizado → aceptación realizada → documento firmado → proceso terminado.

Dependiendo de la tecnología utilizada también pueden registrarse datos como:

Fecha
Hora
Dirección IP
Identificador de sesión
Resultado de validaciones
Eventos realizados por cada participante

El audit trail no sustituye al documento firmado, pero puede complementar significativamente la trazabilidad de la operación.

7. Integridad del documento

También es importante poder comprobar que el documento conservado corresponde con el documento generado durante la contratación.

Una herramienta utilizada para ello es el hash criptográfico.

Un hash funciona como una huella digital del archivo.

Si el documento cambia, incluso ligeramente, su hash también cambia.

Esto permite verificar posteriormente si un archivo continúa siendo exactamente el mismo.

8. Constancia NOM-151

Para determinadas operaciones puede agregarse una constancia de conservación conforme a la NOM-151.

La NOM-151 establece requisitos para la conservación de mensajes de datos y contempla constancias emitidas por Prestadores de Servicios de Certificación.

Estas constancias utilizan una huella digital del mensaje de datos y sellos digitales de tiempo para generar evidencia relacionada con su integridad y existencia.

Es importante distinguir sus funciones:

Firma electrónica → evidencia de aceptación

KYC → evidencia relacionada con identidad

Audit trail → trazabilidad del proceso

NOM-151 → evidencia de integridad y existencia del mensaje de datos

Son capas diferentes que pueden complementarse.

9. Cambios posteriores a la contratación

La evidencia no necesariamente termina cuando se emite la póliza.

Durante la relación pueden generarse:

Endosos
Modificaciones
Renovaciones
Cancelaciones
Nuevas autorizaciones
Documentación adicional

Mantener estos documentos relacionados con la operación original facilita reconstruir el historial completo de la relación con el cliente.

¿Es necesario utilizar todas estas evidencias?

No necesariamente.

Un proceso digital puede diseñarse con distintos niveles dependiendo de la operación.

Proceso sencillo

Identificación + documento + firma electrónica + audit trail

Proceso intermedio

INE + selfie + prueba de vida + Face Match + CURP/RENAPO + firma electrónica + audit trail

Proceso avanzado

KYC completo + AML/PEP + validaciones adicionales + firma electrónica + NOM-151 + expediente digital + integración mediante API

Agregar más validaciones no necesariamente hace mejor un proceso.

El objetivo debería ser utilizar las evidencias adecuadas para el riesgo, producto y necesidades específicas de cada operación.

¿Durante cuánto tiempo debe conservarse la información?

Los periodos de conservación dependen del tipo de información y de las disposiciones aplicables.

En materia de identificación de clientes, existen obligaciones de conservación que pueden alcanzar al menos diez años, por lo que es importante que las aseguradoras definan políticas adecuadas de almacenamiento y disponibilidad de sus expedientes.

Digitalizar un proceso no significa únicamente dejar de utilizar papel.

También implica poder localizar, relacionar y verificar las evidencias años después de realizada una operación.

Un expediente digital puede construirse por capas

No todas las aseguradoras necesitan implementar un proceso complejo desde el primer día.

En DIGID los procesos pueden configurarse de manera modular.

Una operación puede comenzar con:

Documento + firma electrónica

y posteriormente incorporar:

KYC → biometría → CURP/RENAPO → AML/PEP → validaciones adicionales → NOM-151 → integración vía API.

Esto permite construir un proceso tan sencillo o completo como lo requiera cada aseguradora, producto o canal de contratación.

Preguntas frecuentes

¿Guardar el PDF firmado es suficiente?

Puede ser una evidencia importante, pero conservar información adicional sobre identidad, firma y trazabilidad permite documentar de manera más completa cómo ocurrió la contratación.

¿Qué es un audit trail?

Es una bitácora de los eventos que ocurrieron durante un proceso digital, como envío, visualización, validaciones y firma.

¿KYC sustituye a la firma electrónica?

No. Cumplen funciones diferentes. El KYC ayuda a identificar al cliente, mientras que la firma electrónica se relaciona con su aceptación o manifestación de voluntad.

¿La NOM-151 sustituye al KYC?

No. La NOM-151 se relaciona principalmente con conservación e integridad de mensajes de datos. No es un mecanismo para identificar a una persona.

¿Todos los clientes necesitan biometría?

No necesariamente. El nivel de validación puede definirse dependiendo del producto, riesgo y políticas de cada institución.

¿Se pueden integrar todas las evidencias en un solo expediente?

Sí. Un expediente digital puede relacionar documentos, identificación, validaciones KYC, consultas, firma electrónica y otras evidencias asociadas a una misma operación.

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Con DIGID puedes implementar desde procesos sencillos de firma electrónica hasta flujos completos que incorporen KYC, biometría, AML/PEP, NOM-151 y validaciones adicionales.

La plataforma es modular, por lo que cada proceso puede configurarse dependiendo del nivel de evidencia que requiera tu operación.

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