¿Cómo pueden las empresas usar plantillas dinámicas de DIGID para generar documentos desde sus sistemas?
¿Cómo pueden las empresas usar plantillas dinámicas de DIGID para generar documentos desde sus sistemas?
Cuando una empresa genera el mismo tipo de documento repetidamente — contratos de servicio, acuses de entrega, órdenes de compra — la diferencia entre cada uno es solo un conjunto de datos: el nombre del cliente, el monto, la fecha, la dirección. El resto del documento es siempre igual.
Las plantillas dinámicas de DIGID permiten definir ese documento base una vez y generarlo automáticamente con los datos correctos cada vez que el sistema lo necesita, sin intervención manual y sin tener que construir el PDF desde cero en cada ocasión.
Cómo funciona una plantilla dinámica
El proceso tiene dos momentos separados: crear la plantilla una vez y usarla cuantas veces sea necesario.
Crear la plantilla: la empresa prepara su documento en formato .docx — el contrato, el acuse, el formato que usa — y marca los campos que van a variar con la sintaxis de variables de DIGID. Ese archivo se sube a DIGID, que lo procesa, detecta las variables y devuelve el identificador de la plantilla lista para usar.
Generar documentos: cuando el sistema necesita crear un documento, llama a la API con el identificador de la plantilla y los valores que corresponden a cada variable. DIGID genera el PDF con esos valores insertados y lo deja listo para el flujo de firma.
Cómo se definen las variables en el documento
Las variables se marcan directamente en el .docx usando dobles llaves:
Tres reglas que hay que respetar para que el sistema las reconozca correctamente:
Sin espacios entre palabras: usar guion bajo para separar —
{{ NOMBRE_COMPRADOR }}, no{{ NOMBRE COMPRADOR }}Sin acentos ni caracteres especiales: solo letras, números y guion bajo —
{{ NUMERO_CONTRATO }}, no{{ NÚMERO_CONTRATO }}Con espacio interior: un espacio después de
{{y antes de}}—{{ VARIABLE }}, no{{VARIABLE}}
Cualquier texto del documento que no esté marcado con esa sintaxis se trata como contenido fijo y no cambia entre generaciones.
Crear una plantilla via API
El archivo .docx se envía como parte del mismo request. La respuesta devuelve el identificador de la plantilla y el listado de variables que DIGID detectó en el documento:
El array Variables es la confirmación de que DIGID encontró y reconoció los campos dinámicos del documento. Si una variable que se esperaba no aparece en la respuesta, el campo en el .docx no está escrito con la sintaxis correcta.
Generar un documento desde la plantilla
Cuando el sistema necesita crear un documento para un cliente o una operación específica, llama al endpoint de creación de documento usando el IdTemplate en lugar de subir un PDF, y pasa los valores que corresponden a cada variable:
DIGID genera el PDF con esos valores insertados en los campos correspondientes. El documento resultante es idéntico al que se firmaría si se hubiera preparado manualmente — con el mismo formato, el mismo diseño y el mismo contenido fijo — pero generado en milisegundos desde los datos del sistema.
A partir de ahí, el flujo continúa igual que con cualquier otro documento: se asignan firmantes, se envía a firma y se reciben los webhooks de confirmación.
Cuándo tiene más valor usar plantillas
Volumen alto: cuando la empresa genera decenas o cientos de documentos al mes del mismo tipo, las plantillas eliminan completamente el trabajo manual de preparación de cada documento.
Datos en el sistema: cuando los datos que van en el documento ya existen en el CRM, ERP o sistema operativo de la empresa — nombre del cliente, datos del servicio, montos — la plantilla permite que esos datos pasen directamente al documento sin captura manual ni riesgo de error.
Consistencia: todos los documentos generados desde la misma plantilla tienen exactamente el mismo formato y contenido fijo. No hay versiones distintas del mismo contrato circulando por la empresa.
Velocidad de cierre: en procesos comerciales donde el documento se genera en el momento del cierre — una orden de servicio, un contrato de crédito, un comodato — la plantilla permite que el documento esté listo para firmar en segundos, sin que un operador tenga que prepararlo.
Actualizar una plantilla
Cuando el documento base cambia — nueva cláusula, actualización de condiciones, cambio de logo — la plantilla se actualiza con el nuevo .docx sin afectar los documentos ya generados y firmados anteriormente:
El nuevo archivo .docx se envía junto con el request. A partir de ese momento, todos los documentos generados desde esa plantilla usan la versión actualizada.
Preguntas frecuentes
¿El .docx puede tener tablas, imágenes y formato complejo? Sí. Las variables se insertan en el texto del documento respetando el formato y diseño del .docx original. El documento generado mantiene el diseño de la plantilla con los valores insertados en los campos marcados.
¿Puedo tener varias plantillas para distintos tipos de documentos? Sí. Cada plantilla tiene su propio IdTemplate. La empresa puede tener tantas plantillas como tipos de documentos necesite — contratos, acuses, cartas, órdenes de servicio — y usarlas de forma independiente.
¿Las variables pueden estar en distintas partes del documento, incluso en el pie de página o encabezado? Sí, siempre que respeten la sintaxis correcta. Las variables se reconocen en cualquier parte del .docx donde aparezcan.
¿Puedo consultar las variables de una plantilla existente sin volver a subirla? Sí. El endpoint get_template devuelve los detalles de una plantilla existente, incluyendo sus variables, usando el IdTemplate.
¿Las plantillas tienen algún límite de variables por documento? La documentación no establece un límite fijo. Para casos con muchas variables, se recomienda probar en el sandbox antes de salir a producción.
Genera tus documentos automáticamente desde tus datos
Con las plantillas dinámicas de DIGID puedes crear cualquier tipo de documento desde tu sistema — con los datos correctos, el formato de tu empresa y listo para firma en segundos.
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