Errores comunes al usar firma electrónica (y cómo evitarlos)

La firma electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para empresas que buscan agilizar procesos, reducir tiempos y garantizar seguridad jurídica. Sin embargo, su utilización incorrecta puede generar consecuencias graves: contratos inválidos, procesos interrumpidos, auditorías fallidas o incluso la nulidad de acuerdos legales.

Aquí te presentamos los errores más comunes al usar firma electrónica y cómo evitarlos para asegurar que tus documentos tengan plena validez legal en México.

1. No utilizar la NOM-151 para sellar el documento

Uno de los errores más frecuentes es no garantizar la integridad del documento mediante un sellado conforme a la NOM-151, la norma mexicana que certifica:

• que el documento no ha sido alterado

• que existe evidencia digital verificable

• que su contenido se mantiene íntegro desde el momento de la firma

Sin este sellado, un contrato digital puede quedar vulnerable ante:

• impugnaciones

• dudas sobre su integridad

• falta de fuerza legal

Cómo evitarlo:
Usa una plataforma que genere un acuse de tiempo válido bajo NOM-151.

2. Usar proveedores que no cumplen con el Código de Comercio

El Código de Comercio, específicamente los artículos 89 al 94, regula la validez de los mensajes de datos y la firma electrónica en México.
Un error grave es elegir plataformas que no cumplen estos criterios, como:

• identificación del firmante

• atribución del acto jurídico

• vinculación entre firmante y documento

• integridad del contenido

• conservación del mensaje de datos

Sin esto, el contrato digital puede considerarse incompleto o inválido.

Cómo evitarlo:
Asegúrate de que tu proveedor cumpla con los requisitos del Código de Comercio y pueda demostrarlo.

3. Firmar ciertos contratos de forma incorrecta

No todos los contratos pueden firmarse igual. Hay documentos que requieren:

• firma autógrafa avanzada

• RFC comprobable

• validación de identidad

• captura de imagen de identificación oficial

Cuando se firma incorrectamente (por ejemplo, con una firma simple donde se requiere una avanzada), el contrato puede quedar sin efecto jurídico.

Además, uno de los errores más comunes es firmar sin revisar previamente la información, lo cual genera correcciones posteriores que invalidan la secuencia jurídica.

Cómo evitarlo:
La función de aceptar y rechazar antes de firmar permite corregir errores antes de comprometer el proceso legal en firmas autógrafas, la E.Firma es completamente privada y debe estar en control de su propietario.

4. Usar plataformas que permiten “firmar con el nombre”

Otro error frecuente es utilizar plataformas que permiten “firmar” simplemente escribiendo el nombre o seleccionando una tipografía.

Esto NO cumple con el estándar legal mexicano, porque:

• no identifica al firmante

• no prueba intencionalidad jurídica

• no asocia evidencia digital al acto

• no protege contra manipulación

• no vincula identidad con la firma

La firma debe ir acompañada de evidencia, no de un dibujo o tipografía.

Cómo evitarlo:
Utiliza plataformas que generen evidencia formal y que vinculen la firma con elementos verificables (correo, teléfono, KYC, NOM-151, certificación técnica, selfie, identificación).

5. Confiar en soluciones que no validan la identidad del firmante

Un error adicional es no validar quién está firmando.
Aunque la ley mexicana permite la firma electrónica simple, muchos contratos requieren mayor solidez, y si la plataforma no valida la identidad del firmante pueden surgir problemas en caso de disputa.

Errores comunes:

• firmantes con correos falsos

• documentos firmados por terceros

• suplantación de identidad

• datos inconsistentes

Cómo evitarlo:
Elige soluciones que permitan activar validación de identidad como:

• verificación de documentos

• KYC

• asociación de teléfono

• registro de actividades del firmante

6. No almacenar la evidencia del proceso

Otro error común es no guardar:

• Documentos de trazabilidad

• sellos de tiempo

• eventos de firma

• documentos firmados

• constancias de conservación

Sin esta evidencia, defender un contrato legalmente se vuelve casi imposible.

Cómo evitarlo:
Usa plataformas que generen documentos de trazabilidad donde se pueda rastear toda la información de los firmantes.

Conclusión

Evitar estos errores garantiza que tus contratos digitales sean:

• válidos

• íntegros

• verificables

• defendibles legalmente

La firma electrónica sí tiene validez plena en México, siempre que se utilice bajo los estándares legales correctos.
Elegir una plataforma que cumpla con NOM-151, Código de Comercio, validación de identidad y evidencia técnica no es un lujo: es una necesidad jurídica.

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